Wie Oakberry mit Wolt POS wöchentlich über 20 Stunden spart

Lokalisierte Fassung

Es begann mit einer Schale Açaí an einem sonnigen Nachmittag in Brasilien.

Michael Drechnowicz, Mitgründer von Oakberry Düsseldorf, Köln und Westfield Centro, erinnert sich genau: „Sonne, gute Stimmung – und dieser unglaubliche Geschmack. Da dachte ich: Warum gibt es das noch nicht in Deutschland?“

Nur wenige Monate später, im August 2021, eröffnete Michael die erste Oakberry-Filiale Deutschlands in der Düsseldorfer Altstadt. Drei Jahre später folgte Köln.

Doch hinter den bunten Schaufenstern standen die gleichen Herausforderungen, die jedes ambitionierte Restaurant kennt:

• einen reibungslosen Tagesablauf sichern,

• gleichbleibende Qualität gewährleisten,

• und auch im Winter Gäste anziehen.

Warum Lieferung von Anfang an Teil des Plans war

Von Beginn an spielte Lieferung eine zentrale Rolle. „Die Winter in Deutschland laden nicht gerade zu Laufkundschaft ein, wenn es um Laufkundschaft geht“, sagt Michael. „Uns war klar: Ohne Lieferung lassen sich die Umsätze nicht halten.“

Deshalb setzte Oakberry von Tag eins an auf Wolt als Lieferpartner – mit messbarem Erfolg. An normalen Tagen macht Lieferung rund 20 % des Umsatzes aus. An kalten, regnerischen Wintertagen steigt der Anteil auf über 50 %.

Die Bedeutung der Lieferung ist seitdem stetig gewachsen – getragen von einer treuen Kundschaft, veränderten Gewohnheiten und dem kontinuierlichen Strom neuer Bestellungen über Wolt.

Warum die Integration entscheidend war (und wann sie kam)

Am Anfang war die Lieferabwicklung ein echter Engpass. Bestellungen mussten:

• manuell von Wolt heruntergeladen,

• ins Kassensystem eingetippt,

• mit dem Lagerbestand abgeglichen,

• und noch einmal auf Fehler geprüft werden.

„Das war mühsam, hat ewig gedauert – und Fehler waren praktisch vorprogrammiert“, erzählt Michael.

Die Lösung kam mit Smoothr: Wolt wurde direkt mit Oakberrys Lightspeed-Kassensystem verbunden. Seitdem gilt:

• Bestellungen erscheinen automatisch im Kassensystem und drucken an der Theke aus.

• Das Team bearbeitet und markiert sie auf denselben Bildschirmen, die es ohnehin nutzt.

• Die Buchhaltung ist sauberer – jede Lieferung hat einen nachvollziehbaren Beleg.

• Der Bestand bleibt aktuell: Artikel und Modifikationen laufen in Lightspeed ein, sodass Tagesumsätze und – wenn aktiviert – auch Lagerzahlen automatisch stimmen, ohne manuelles Nachpflegen.

„Bestellungen über Wolt laufen jetzt direkt in Lightspeed und drucken an der Kasse aus“, sagt Michael. „Unser Team sieht sie sofort auf dem Bildschirm und markiert sie als fertig. Das spart uns enorm viel Zeit – vor allem, wenn viele Lieferungen gleichzeitig eintreffen. Und auch die Buchhaltung und Steuerberichte sind einfacher: Wir können für jede Wolt-Bestellung genau nachweisen, dass sie über die Schnittstelle kam.“

Ergebnis:

• Jede Woche über 20 Stunden pro Standort eingespart

• Korrekturen von rund 5 % der Bestellungen/Monat auf 0 % gesenkt

Daten, die bessere Entscheidungen ermöglichen

Die automatische Integration hat Oakberry nicht nur Zeit gespart – sie liefert auch wertvolle Einblicke. „Früher mussten wir Wolt- und Kassenberichte manuell zusammenführen und haben dabei oft historische Daten verloren“, erklärt Michael. „Jetzt erkennen wir sofort Muster – etwa, welche Toppings zu welchen Tageszeiten am beliebtesten sind.“

Diese Einblicke helfen bei:

Warenplanung: Tageszeit-Trends bei Toppings fließen in die tägliche Vorbereitung ein – so sind die beliebtesten Extras genau dann verfügbar, wenn sie am häufigsten bestellt werden.

Personaleinsatz: Manager:innen planen die Schichten so, dass sie mit Liefer-Spitzen zusammenfallen (z. B. an kalten oder regnerischen Tagen). So bleibt es am Tresen entspannt, auch wenn die App stark genutzt wird.

Menü-Überprüfung: Leistungsdaten auf Artikelebene über Wochen und Monate helfen, das Menü laufend zu optimieren – zu entscheiden, was bleibt und was vereinfacht werden kann, basierend auf realem Bestellverhalten.

Und die Qualität?

„Wir hatten Sorge, ob Açaí Bowls in der richtigen Konsistenz beim Kunden ankommen. Aber mit perfekter Verpackung und den zuverlässigen Fahrer:innen von Wolt ist die Kundenzufriedenheit hoch.“

Mehr Sichtbarkeit mit Wolt Ads

Oakberry entdeckte noch einen weiteren starken Hebel: die Werbetools von Wolt.

Wolt-Kampagnen mit spürbaren, nachhaltigen Ergebnissen. Michael erzählt: „Aktionen wie Zwei-für-eins-Promos ziehen immer wieder neue Gäste an – und die kommen oft mit Freund:innen zurück. Nach solchen Kampagnen sehen wir regelmäßig, dass Erstbesteller:innen zu Stammkund:innen werden und sich sogar für unsere Treuekarte anmelden.“

Wachsen – ruhig und zuversichtlich

Heute wächst Oakberry weiter mit Zuversicht und Gelassenheit und hat gerade seinen größten deutschen Store im Westfield Centro Oberhausen eröffnet. Einen großen Teil dieser Sicherheit schreibt Michael der stabilen Basis zu, die durch die Partnerschaft mit Wolt entstanden ist.

„Das integrierte System ermöglicht uns, zu skalieren, ohne unser Team zu überlasten“, sagt er. „Die eingesparte Zeit und die gewonnene Genauigkeit gibt uns die Sicherheit, mutig zu expandieren – etwas, das mit den alten manuellen Prozessen undenkbar gewesen wäre.“

Michaels Rat an andere Gastronom:innen

Michael rät anderen Gastronom:innen, sich auf reibungslose Abläufe und enge Kundenbeziehungen zu konzentrieren: „Wählt eure Partner mit Bedacht. Die besten Partnerschaften sind die, die den Alltag vereinfachen, das Gästeerlebnis verbessern und wirklich an eurem Wachstum interessiert sind.“

Zum Schluss betont er: „Der Aufbau von Oakberry hat uns gezeigt: Erfolgreiche Expansion hängt entscheidend von verlässlichen Systemen und starken Beziehungen ab. Das sind die entscheidenden Schlüssel für Wachstum.“