Toimistopäällikön selviytymisopas stressittömiin ruokailujärjestelyihin

Oletko joskus huomannut, että toimistolounaiden tai -tapahtumien järjestäminen alkaa tuntua toiselta kokopäivätyöltä varsinaisen työn ohessa?

Et ole yksin.

Erilaisten ruokavalioiden huomioiminen, budjetin tasapainottaminen ja varmistaminen, ettei kukaan jää nälkäiseksi (tai kiukkuiseksi!), luovat omanlaisensa paineen.

Jos huomaat nyökytteleväsi tätä lukiessasi, et todellakaan ole yksin.

4 haastetta, jotka voivat tehdä toimiston ruokailujärjestelyistä työläitä

1. Viime hetken ruokavalioyllätys

Olet vahvistanut osallistujamäärät, tehnyt tilaukset ja kaikki vaikuttaa hyvältä – kunnes joku ilmoittaa: “Meille tuleekin kolme uutta vegaania!”

Yhtäkkiä huomaat, ettei aikaisempi lounaslista käy puolellekaan porukasta, ja viime hetken muutosten säätäminen nostaa stressitasoa.

Jos joukossa on lisäksi keliakiaa sairastava kollega, eikä turvallisesta ateriasta ole varmuutta, paine kasvaa entisestään.

2. Budjetti ja laskut

Monimutkaiset laskutusprosessit eivät ole kenenkään suosiossa.

On toki tärkeää pitää kulut kurissa, mutta jos käytät useampaa catering-kumppania, paperityö lisääntyy helposti.

Sähköpostivahvistukset, tulostetut laskut, ennakkomaksut – ennen kuin huomaatkaan, pino kasvaa suuremmaksi kuin lakitieteen peruskurssilla.

Ja kaikki tämä vain muutaman tarjoiluvadin takia!

3. Huoli laadusta ja valikoimasta

Pelkääkö kukaan muukin tarjoavansa aina sitä samaa hieman tylsää salaattia tai voileipiä? Ihmiset kaipaavat uusia makuja, erikoisruokavalioihin sopivia vaihtoehtoja ja ehkä jotain pientä ekstraa perjantaisin.

Jos ruoka on mautonta tai valikoima suppea, kuulet sen takuulla kahviautomaatilla: “Voi ei, taas se sama salaattibuffet?”

Tavoitteena on ennemmin ruoka, joka houkuttelee kaikkia, kuin annos, johon kukaan ei halua koskea.

4. Tiukat toimitusajat

Tiedät varmasti sen tunteen, kun tärkeä asiakastapaaminen on aikataulutettu kello 12.30, ja olet odottanut ruoat saapuviksi tasan keskipäivällä. Kello tikittää, mutta kuljetusta ei näy missään.

Vähän ajan kuluttua seisot jo aulassa soittelemassa kuljettajalle ja miettimässä, onko päiväsi aikataulu menossa täysin uusiksi.

Kun ruoka myöhästyy, tiimin kärsivällisyys on koetuksella ja koko päivän suunnitelma voi mennä sekaisin.

Hyviä uutisia: Voit virtaviivaistaa ruokajärjestelyt neljällä askeleella

Nämä ongelmat ovat yleisiä, mutta oikealla suunnitelmalla ja sopivan kumppanin avulla niistä on mahdollista päästä yli huomattavasti helpommin.

Alta löydät neljä ratkaisua sekä konkreettisia tapoja, joilla Wolt Catering voi tukea jokaista vaihetta.

1. Kokoa vaihtoehdot yhteen paikkaan

Kun tehtävänä on löytää luotettava toimittaja, joka huomioi niin lihansyöjät, vegaanit kuin gluteenittomatkin, on järkevää keskittää tilaukset yhteen palveluun.

Jos käytössäsi on monta eri toimijaa, toimitusaikataulua ja tilausjärjestelmää, sähköpostiviestit ja puhelut voivat alkaa paisua.

Yksi selkeä alusta vähentää säätöä ja antaa kootun näkymän ravintoloista, hinta- ja ruokavaliosuodattimista sekä toimitusajoista.

Miten Wolt Catering auttaa? Wolt Catering -palvelussa näet yhden sivun kautta laajan valikoiman ravintoloita: liharuokia, kasvisvaihtoehtoja, vegaanisia annoksia ja paljon muuta. Voit helposti vertailla hintoja, rajata hakutuloksia ruokavalioiden perusteella ja vahvistaa tilauksesi muutamassa minuutissa.

Jos matkalle ilmestyy yllättäen viisi uutta vegaania, saat tehtyä muutokset joustavasti saman alustan kautta.

2. Yksinkertaista laskutus ja maksut

Jos olet joskus hukkunut kuitteihin ja erillisiin laskuihin, tiedät tarkalleen, miten sekavaa se voi olla. Jotta kulut pysyvät hallinnassa, paras ratkaisu on keskittää ne yhden sopimuksen tai laskun alle.

Tämä vähentää sähköposteja ja nopeuttaa budjetin hyväksyntää.

Miten Wolt Catering sopii tähän? Wolt Catering -tilaukset yhdistyvät yhteen laskutusprosessiin. Näet kootusti kuukauden aikana kertyneet kustannukset ja voit tarkistaa haluamasi kuluerän nopeasti. Talousosastokin kiittää, kun asiat löytyvät selkeästä näkymästä.

3. Tee prosessista toistettava

Yksi tehokkaimmista nikseistä on luoda “vakiopaketti” tai suosikkilista toistuville tilauksille. Ehkä tiimisi rakastaa sushia tiistaisin ja tuhtia keittoa torstaisin?

Kun peruspohja on olemassa, sinun ei tarvitse joka kerta miettiä uutta menuuta. Tiimi puolestaan tietää, mitä odottaa, eikä hämmentäviä yllätyksiä tule.

Voiko Wolt Catering auttaa tässä? Kyllä. Voit tallentaa suosikkiravintolat ja -menut – kuten helpon wrap- ja salaattikombon alkaviin viikkoihin ja lämpimät keitot viileämmille päiville.

Jos joku ilmoittaa uudesta ruokavaliosta, riittää, että muutat pari annosta. Ei enää koko tilauksen suunnittelua alusta asti joka kerta.

4. Luotettava toimitus

Paras ruokalistakaan ei pelasta tilannetta, jos ruoka saapuu myöhässä. Kun koko tiimi tai pahimmillaan asiakkaat joutuvat odottamaan, aikataulut voivat levitä käsiin.

Mitä voit odottaa Woltilta? Wolt Catering -palvelussa jokainen kumppaniravintola huolehtii itse suurten tilausten kuljetuksesta oikeanlaisilla kuljetusvälineillä. Tavarat tuodaan yleensä yhdellä kertaa, sovittuna aikana ja valmiina tarjottavaksi – ei erillisiä puolikkaita toimituksia.

Kun lounas saapuu kokonaisena toimituksena ajallaan, voit huokaista helpotuksesta ja keskittyä olennaiseen.

Inhimillisempi ote toimiston ruokailuihin

Työpäivät ovat jo itsessään kiireisiä, eikä ylimääräistä järjestelyä kaivata. Toisaalta yhteinen lounas on tärkeä hetki, joka vaikuttaa siihen, miten ihmiset viihtyvät ja palautuvat kesken päivän.

Onnistunut ruokahetki yhdistää tiimiä, epäonnistunut taas aiheuttaa enemmän nurinaa kuin tahtoisit kuulla.

Kun keskität vaihtoehdot, yksinkertaistat laskutusta ja luot toistuvan rutiinin, vapautat omaa energiaasi ja aikaa muihin asioihin.

Valmis hengähtämään?

Jos olet hoitanut koko ruokailupaletin yksin, nyt voisi olla hyvä hetki luovuttaa vastuu eteenpäin. Yksi selkeä ratkaisu hoitaa logistiikan, jolloin sinä voit keskittyä muihin projekteihin.

Joskus pelkkä ruoka ei riitä, joten kumppanimme huolehtivat tarvittaessa myös henkilökunnasta, kattauksesta ja astioista, mikä lyhentää to-do-listaasi vielä lisää.

Kokeile Wolt Catering – palvelua ja huomaa, miten pienellä vaivalla ruokailuhetkistä tulee rauhallisempia – ja miten se heijastuu koko työpäivään.

Sinulla on jo ihan tarpeeksi muistettavaa – jätä meille huoli siitä, mitä muiden lautasille katetaan.